Wer sein Fahrtenbuch am Computer führt, kann Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Dokumente, die sich nachträglich ändern lassen, müssen steuerlich nicht anerkannt werden, urteilte der Bundesfinanzhof.
Damit das Finanzamt ein computergeführtes Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, ist es notwendig, dass Eintragungen nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wenn dies technisch möglich ist, müssen die nachträglichen Änderungen in der Fahrtenbuchdatei dokumentiert werden. Darauf weist der Fachverlag für Recht und Führung in Bonn hin und beruft sich auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes in München. Demnach entspricht eine Excel-Datei als Fahrtenbuch nicht dem Standard, weil sie sich nachträglich verändern lässt (Az.: VI R 64/04).
Nach Informationen des Fachverlages gibt es bereits elektronische Fahrtenbücher der Automobilhersteller, die den Anforderungen des BFH genügen. Doch mit Preisen zwischen 500 und 1300 Euro seien diese vergleichsweise teuer.
Buchform muss erkennbar sein
Auch eine Loseblattsammlung ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Nach Ansicht des Gerichts wird aus dem Wort Fahrtenbuch die äußere Form deutlich erkennbar. Eine lose Beleg- oder Zettelsammlung genügt nicht. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verlange eine buchförmige äußere Gestalt. Am sichersten seien daher gekaufte Fahrtenbücher aus dem Schreibwarenhandel. Dabei sei es unwahrscheinlich, dass ein Finanzbeamter auf den Gedanken kommt, dass die einzelnen Blätter nachträglich ausgetauscht oder manipuliert sein könnten.
In einem weiteren Urteil (Az.: VI R 27/05) stellte der BFH klar, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss, damit es steuerlich anerkannt wird. In dem verhandelten Fall hatte ein Leitender Angestellter sein Fahrtenbuch anhand von Notizzetteln nachträglich erstellt. Dies ging dem BFH eindeutig zu weit. Das Fahrtenbuch galt als nicht ordnungsgemäß geführt.
Am besten sollte das Fahrtenbuch samt dokumentenechtem Stift in dem jeweiligen Dienstfahrzeug aufbewahrt werden. Fahrten können dann sofort nach deren Beendigung eintragen werden. Das Fahrtenbuch muss so geführt sein, dass es als Eigenbeleg ordnungsgemäß Aufschluss über alle Fahrten einschließlich Angabe der Kilometerstände am Anfang und Ende der Fahrt geben kann.